United Republic Of Tanzania -Prime Minister's Office

HOTUBA YA MHESHIMIWA MIZENGO P. PINDA MB, WAZIRI MKUU WA JAMHURI YA MUUNGANO WA TANZANIA KATIKA KONGAMANO LA MAKATIBU MUHTASI TAREHE 24 APRILI, 2010, MJINI DODOMA

Mheshimiwa Hawa Ghasia, (Mb.), Waziri wa Nchi,

Ofisi ya Rais, Menejimenti ya Utumishi wa Umma;

Mheshimiwa Celina O. Kombani (Mb), Waziri wa Nchi,

Ofisi ya Waziri Mkuu - TAMISEMI;

Mheshimiwa Dkt. James A. Msekela, Mkuu wa

Mkoa wa Dodoma;

Bibi Maimuna Tarishi, Katibu Mkuu,

Ofisi ya Waziri Mkuu-TAMISEMI;

Mwenyekiti wa Chama cha Makatibu Muhtasi;

Washiriki wa Kongamano;

Mabibi na Mabwana.

Kwanza namshukuru Mwenyezi Mungu kwa kunipa afya njema na hivyo kuniwezesha kujumuika nanyi siku ya leo katika Kongamano la Makatibu Muhtasi Nchini.

Niwashukuru sana Ofisi ya Waziri Mkuu, Tawala za Mikoa na Serikali za Mitaa kwa kuweza kuandaa Kongamano hili la kihistoria. Nimeambiwa Makatibu Muhtasi takriban 1,600 wameweza kujumuika hapa hii leo. Hii ni fursa adimu kwa Washiriki kukutana kwa pamoja, kufahamiana, kubadilishana uzoefu wa mambo mbalimbali yanayohusiana na Kada hii muhimu katika uendeshaji wa shughuli za kila siku katika Ofisi za Umma na Sekta Binafsi. Matarajio ni kwamba fursa hii itatumika vizuri kuweza kufanikisha malengo yaliyokusudiwa katika Kongamano hili.

Ndugu Washiriki,

Nimeambiwa kwamba hivi sasa Makatibu Muhtasi mnacho Chama chenu kilichosajiliwa kwa jina la Chama cha Makatibu Muhtasi Tanzania (Tanzania Personal Secretaries Association –TAPSEA). Hii ni hatua nzuri inayohitaji kupongezwa. Nitumie fursa hii kuwasihi kila Mwanachama kuelewa vizuri malengo ya Chama chenu na Majukumu yenu ya kazi katika kulitumikia Taifa hili. Aidha, ni nafasi nzuri kwa kila Mwanachama kushiriki kikamilifu katika kukiendeleza Chama kwani mnapojiunga pamoja, mnapata nguvu ya kushughulikia masuala yanayohusu Fani yenu kwa pamoja.

Kauli Mbiu ya Kongamano:

Ndugu Washiriki,

Kauli Mbiu ya Kongamano hili ni: “Ukimjali Katibu Muhtasi Umeboresha Huduma kwa Wateja”. Kaulimbiu hii imebeba Dhana Kuu mbili ndani yake. Dhana ya kwanza inajikita zaidi katika neno moja “Kujali”. Dhana hii inatanabaisha wajibu wa Waajiri katika kutoa maslahi stahiki kwa Makatibu Muhtasi. Kwa mantiki hii ni vyema kutumia Kongamano hili kubainisha mapungufu yaliyopo kwa Waajiri katika kutekeleza wajibu wao kwa Watumishi wa Kada hii katika Sekta ya Utumishi wa Umma na kwenye Sekta Binafsi. Kufanya hivyo kutasaidia Waajiri kutambua hoja za msingi ambazo zinahitaji kufanyiwa kazi.

Dhana ya Pili katika Kauli Mbiu hii inajibainisha katika Uboreshaji wa Huduma kwa Mteja. Hili ni jambo la msingi na muhimu katika utendaji kazi wa kila Mtumishi katika sehemu yake ya kazi. Dhana ya Huduma kwa Mteja inalenga katika kuhakikisha kwamba, Huduma zinazotolewa na Taasisi husika zinawaridhisha Wateja. Ninyi kama Makatibu Muhtasi, mnao wajibu kwa Wateja Nje na Ndani wa Taasisi zenu. Mnao wajibu wa kuwapa huduma nzuri. Kwa mfano, kuanzia pale Mteja anapoingia Ofisini kwako, ni wajibu wako kama Katibu Muhtasi kumpokea, kumsikiliza shida yake na kumwelekeza kulingana na shida aliyoiwasilisha. Ni wajibu wako kutumia Lugha nzuri na kutoa Majibu mazuri kwa Maswali na Hoja zinazowasilishwa na Mteja. Ni wajibu wako kuepuka kutoa Majibu ya Mkato na yenye kuonyesha Jazba.

Katibu Muhtasi Mzuri ni yule mwenye kuonyesha Umahiri wake katika kufahamu mambo mbalimbali ya Taasisi yake na yale ya Nje ya Taasisi, yenye uhusiano katika Utendaji. Vilevile, ni wajibu wa Katibu Muhtasi kuwa Mtunzaji mzuri wa Kumbukumbu ili kuongeza Ufanisi katika shughuli za Taasisi. Hizi ni baadhi tu ya Sifa muhimu kwa kila mmoja wenu katika Utendaji wa Siku hadi Siku Kazini.

Kwa maana hiyo, pamoja na jitihada zilizokwishafanyika katika uanzishwaji wa Mikataba ya Huduma kwa Wateja, hatuna budi sasa kuhakikisha Mikataba hiyo inafahamika vyema kwa Watumishi sambamba na Mipango Mikakati (Strategic Plans) ya Taasisi zetu. Hali hii itawasaidia Watumishi kushiriki vyema katika maandalizi ya Mipango na Bajeti ya Taasisi zao, jambo ambalo litarahisisha utoaji wa huduma katika kipindi cha utekelezaji wa majukumu na mipango ya bajeti iliyokwisha idhinishwa. Vilevile, Mikataba hii ni lazima itambulike kwa Wateja wetu tunaowahudumia. Kila Wizara, Idara na Taasisi inayo Wateja inayowahudumia. Wateja wakiifahamu Mikataba hii, wataweza kudai huduma bora zaidi na ninyi Makatibu Muhtasi mna jukumu la kuonyesha Taswira nzuri ya Taasisi zenu katika kutekeleza Mikataba hiyo.

Niwashukuru kwa Kaulimbiu hii nzuri, ambayo kimsingi inaibua maswali kwa Waajiri na Wasimamizi wa Kazi (Managers) katika Sekta zote za Utumishi. Ni matumaini yangu kwamba Waajiri watatumia Kaulimbiu hii kama chachu ya kuwawezesha kutafakari zaidi na kuangalia namna bora ya kuwahudumia Watumishi katika Kada hii.

Majukumu ya Katibu Muhtasi

Ndugu Washiriki,

Nikitazama Majukumu ya Katibu Muhtasi ni mengi, Wataalam wanasema “Secretary is the Image of the Boss”. Lakini Mimi ningalisema “Secretary is the Image of the Office”. Huu ndio ukweli kwamba Sura au Taswira ya Ofisi yoyote inajulikana mara mgeni anapoingia Ofisini na kukutana na Katibu Muhtasi. Wakati mwingine hata kwa njia ya simu tu, Mtu anaweza kujua kwamba Ofisi ile ikoje.

Katibu Muhtasi ana zile Sifa za Kikazi, (Business Qualities) lakini anazo Sifa zake Binafsi (Personal Qualities). Nisingependa kurejea kuzitaja sifa zote hapa, lakini nawaomba wote mzisome tena sifa zile pamoja na majukumu yenu ya kazi ambayo yameorodheshwa bayana.

Napenda nitumie fursa kuwakumbusha kwamba kujua sifa na majukumu yenu ni muhimu katika utendaji wenu katika kazi. Lakini haitoshi kuzijua tu. Bali kutumia sifa hizo kutoa huduma iliyo bora.

Ndugu Washiriki,

Nilipokuwa napitia Majukumu, faida na hasara ya Fani ya Katibu Muhtasi, moja ya faida zilizoorodheshwa kuhusiana na Fani hii imeandikwa kwa Kingereza: “As you (Secretary) work next to the Executive you may know most of the Secrets of the Organisation”. Katibu Muhtasi anatakiwa kuwa na mtazamo kila wakati wa kutunza Siri za Taasisi yake, Sifa za Taasisi au Shirika lolote inatokana na jinsi ambavyo inafanya shughuli zake kwa umakini wa hali ya juu. Haipendezi hata kidogo Taarifa za Shirika au Taasisi yoyote kuwafikia watu ambao siyo Walengwa. Kwa mfano, haipendezi kusoma Taarifa za Ndani za Shirika kwenye Magazeti au Siri za Mteja kutolewa kwa Watu ambao hawakustahili. Hiyo siyo Taswira nzuri kwa Taasisi au Shirika. Siri za Taasisi lazima zitunzwe na Taarifa zitoke nje ya Taasisi pale tu inapokubalika kwamba ni wakati muafaka wa kutoa Taarifa hiyo na imfikie Mlengwa anayehusika.

Nitumie nafasi hii kuwaomba wenye Vyuo vinavyotoa Mafunzo ya Makatibu Muhtasi kuwasaidia wale wanaopata Kozi za Muda Mfupi ‘Refresher Courses’ kuelewa zaidi hasara ya Katibu Muhtasi anapokuwa haelewi maana ya Kutunza Siri, kwani madhara yake ni makubwa kuliko anavyoweza kufikiria. Siri siyo lazima iwe ni Barua iliyopigwa Muhuri Mwekundu tu wenye neno SIRI, bali hata unapoona Katibu Muhtasi anakuwa Mropokaji wa Jambo lolote, hilo nalo ni tatizo kubwa katika Utendaji wa Katibu Muhtasi.

Changamoto:

Ndugu Washiriki,

Natambua kwamba moja ya Changamoto kubwa kwa Watumishi wa Kada hii ya Makatibu Muhtasi ni namna ya kuwawezesha kupata fursa za Masomo na Semina ili kuboresha ujuzi na taaluma kama walivyo Wataalamu wa Kada nyingine. Taasisi za Umma na Binafsi zinao wajibu wa kuwekeza si tu katika teknolojia mpya zinazoingia bali pia katika ujuzi na ufahamu wa Watumishi wanaotumia teknolojia hizo ili waweze kutoa huduma bora kama inavyokusudiwa. Kuwekeza katika teknolojia ni jambo muhimu. Lakini teknolojia pekee haiwezi kuleta mabadiliko chanya katika kuboresha huduma na kuongeza tija. Jambo hili ni lazima liende sambamba na uwekezaji katika Rasilimali Watu kwa Watumishi kusoma zaidi na mafunzo zaidi. Kutokuwekeza katika Rasilimali Watu wa Kada yetu unajionyesha katika takwimu za Chuo cha Utumishi wa Umma.

Kwa mfano, katika Chuo cha Utumishi wa Umma Tabora peke yake Mwaka 2007 Watumishi waliosoma Stashahada ni 63, Ngazi ya Cheti 246, Secretarial Upgrading Course (SUC) 19 na Typing Upgrading Course 22. Hali katika mwaka 2009 haijabadilika sana, kwani waliosoma Stashahada walifikia 78, Cheti 187, Secretarial Upgrading Course (SUC) 29, na Typing Upgrading Course (TUC) 7.

Ni wazi kuwa kwa Kada iliyotapakaa kila kona ya Nchi yetu, takwimu hizi ni ndogo. Wito wangu kwa Waajiri ni kuwa wasisite kuwajengea uwezo Makatibu Muhtasi kwa kuweka Bajeti ya Mafunzo haya ya Muda Mrefu na Mfupi. Hata hivyo, nanyi mnao wajibu wa kutumia fursa zilizopo kuongeza ujuzi wenu. Aidha hii ni sehemu muhimu katika kukuza morali ya kazi kwa Mtumishi. Napenda kuwahimiza Waajiri wote kujua umuhimu wa kuwapeleka Makatibu Muhtasi kwenye Mafunzo Mafupi (Short and Refresher Courses). Zipo taarifa kuwa wapo Makatibu Muhtasi ambao hawajawahi kwenda Mafunzo yoyote wala Semina tangu waajiriwe au kwa miaka zaidi ya 10. Mafunzo ya mara kwa mara yanasaidia kuboresha ufanisi katika kazi, kujikumbusha wajibu wenu katika kazi zenu na kufahamu mambo mapya yanayotokea kwenye Fani hii, hasa katika Dunia inayobadilika kwa kasi.

Ndugu Washiriki,

Changamoto nyingine ninayoiona ni ile ya kutumia kikamilifu Utaalamu wa Katibu Muhtasi. Kwa mfano, Makatibu Muhtasi wanao ujuzi wa Hatimkato. Ujuzi huu hurahisisha utendaji kazi wa wale wanaowasaidia. Hata hivyo, uzoefu unaonyesha kuwa Waajiri wanaotumia Utaalamu wa Hatimkato ni wachache sana. Ujuzi huu unaweza kutumika hata katika Mikutano katika kuchukua Kumbukumbu za Mikutano ili kupata yanayojadiliwa kwa usahihi zaidi. Nitumie nafasi hii kuwakumbusha Viongozi, hususan Wakurugenzi wa Taasisi, Wakuu wa Idara kuwatumia vizuri Makatibu Muhtasi wao ili kuongeza ufanisi katika Idara za Serikali na Taasisi mbalimbali. Tutumie rasilimali ya elimu ya Hatimkato iliyopo kwa Makatibu Muhtasi kuboresha utendaji wao na Idara zao kwa ujumla. Kinyume cha hivyo, kigezo cha Hati Mkato hakitakuwa na maana kubwa sana kama Sharti la kuajiri Watumishi hawa.

Jitihada za Serikali

Ndugu Washiriki,

Serikali imeonyesha jitihada katika kusomesha Watumishi zaidi wa fani hii Nchini. Hivi sasa kuna Vyuo Vitatu vya Utumishi wa Umma hapa Nchini. Kuna Chuo cha Utumishi wa Umma Tabora, Dar es Salaam na Mtwara. Vyote hivi kwa ujumla wake vinafundisha Wanafunzi wa Fani ya Makatibu Muhtasi. Ni nia ya Serikali kupanua Wigo ili Watumishi wengi zaidi wapatikane kutoka katika Vyuo hivi vya Umma. Pamoja na kuwepo kwa Vyuo hivi, Serikali inatoa Ruzuku kwa Vyuo hivi ikiwa ni pamoja na mishahara ya Wafanyakazi ili kuhakikisha kwamba shughuli za ufundishaji zinaendelea bila kukwama.

Ndugu Washiriki,

Utafiti mdogo unaonyesha kwamba katika Kada hii muhimu, asilimia 99.99 Watumishi wake ni Wanawake. Kwa maana hiyo, hii ni nafasi nzuri kwa Wanawake kuonyesha uwezo mkubwa mlionao kwenye kutoa mchango wenu katika kujenga Taifa letu. Ninyi ndiyo kiungo muhimu kati ya Mteja wa Nje na Mteja wa Ndani. Mchango wenu kupitia Fani hii ya Katibu Muhtasi ni muhimu katika kusimamia shughuli za Sekta hizi za Umma na Binafsi katika Maendeleo ya Taifa. Tumieni fursa hii vizuri kwa Maendeleo ya Nchi yetu.

Mwisho nawatakia ushiriki mzuri na wenye usikivu katika Kongamano hili. Na sasa natamka kuwa, Kongamano hili la Makatibu Muhtasi Nchini sasa limefunguliwa rasmi.

Asanteni kwa kunisikiliza.